Презентация ИТ решений

poor-presentation.jpgВ этой статье я постараюсь поделится опытом проведения ИТ презентаций на примере относительно сложного кейса – у вас разные слушатели, от которых вы должны получить конкретный результат в виде потенциальной покупки того, что вы презентуете.

Если вы проводите образовательные, ознакомительные или внутренние презентации – смело можете применять информацию из этой статьи, т.к. у любой презентации есть цель.

Как раз с определения цели я и начну:

1. Подготовка

Первым делом Вы должны осознать и согласовать цель презентации. Целью может быть заключение сделки, получение слушателями определенных знаний, получение обратной связи и много чего еще. Как и в других сценариях, цель должна быть понятной, измеримой и достижимой.

Затем нужно согласовать время, которое будет выделено на Ваш доклад. Обязательно часть времени зарезервируйте на общение с аудиторией. Если у Вас есть, например, час, используйте 30 минут на презентацию, а 30 минут на общение с аудиторией.

Ни в коем случае не употребляйте фразы “у нас мало времени”, “мы не успеем все, потому что время ограниченно”, “мы отстаем от плана – на все не хватит времени” и т.п. – фактически, они говорят только о том что вы во-первых не готовились к презентации, а во-вторых  не можете держать ситуацию под контролем.

Перед началом, убедитесь что у всех слушателей есть план мероприятия. В этой “агенде” обязательно оставьте свои контакты, многие предпочтут связаться с Вами лично спустя какое-то время.

Вам могут задавать вопросы, и порой они требуют обсуждения. Это время должно быть предусмотрено в Вашем плане. Если вопросов нет и у Вас есть “лишних” 5 минут, задайте вопрос залу и постарайтесь завязать диалог.

Вывод: Вы должны владеть материалом на 120%. Но этого тоже недостаточно – нужно готовиться и репетировать (у меня норма 5 репетиций). Со стороны очень хорошо заметно, готовился человек или нет.

2. Технические средства

Если Вы проводите презентацию у себя или на нейтральной территории, у Вас есть возможность подготовится.

Проветрите помещение  – в духоте, все чего будет хотеться слушателям это выйти на свежий воздух. Повесьте на дверь табличку с перечеркнутым мобильным телефоном и отключите гостевой WiFi. К сожалению, не все слушатели достаточно заинтересованы в визите, а писк одного телефона отвлекает всех.

Ноутбук, с которого Вы читаете презентацию должен быть в порядке, из запущенных программ – только PowerPoint и “удаленка” в демо-среду (если показываете). Всю галиматью вроде скайпа, антивируса, браузера, автоматических обновлений винды, энергосбережения, блокировки экрана и всего остального – закрывайте наглухо. Если презентации находятся на сервере SharePoint или Dropbox, скопируйте их на рабочий стол.

Разумеется, кроме них на рабочем столе никаких иконок и посторонних файлов быть не должно – только обои с логотипом Компании, которую Вы представляете. Сохраните презентацию в альтернативном MS Office формате, например PDF на случай если что-то случится с офисом. По возможности, имейте второй ноутбук также абсолютно “голый “- только ОС и офис.

Бегать к ноутбуку для переключения слайдов не слишком хорошо, поэтому заимейте “презентатор”, например такой.

Под ногами у Вас и слушателей не должно быть никаких проводов. Расположите кабель к проектору таким образом, чтобы он никому не мешал. Если есть возможность, используйте беспроводную передачу изображения на проектор, например я использую Apple TV.

Если Вы не являетесь техническим специалистом, заранее “выпишите” кого-то из ИТ для настройки аппаратуры. За час до презентации проверьте все самостоятельно – ответственность на вас, ане на нем. По возможности, оставьте при себе кого-то из техподдержки – если вдруг что-то сломается, он будет чинить, а вы спокойно продолжите рассказ.

Практически все вышеперечисленное относится к сценарию, когда Вы проводите презентацию в своем офисе или на нейтральной территории. В случае, когда Вы приезжаете в офис к Клиенту, такой роскоши не будет, поэтому оценив обстановку, примите решение, стоит ли вообще показывать слайды.

Вывод: Технические средства должны быть в полном порядке, но вы должны быть готовы выступать без них.

3. Представители Клиента

Не станем отрицать тот факт, что практически каждому человеку комфортнее разговаривать с себе подобными. Ваша задача стать комфортным собеседником, приняв систему ценностей, терминологию и форму речи слушателя.

Не всегда заранее возможно понять кто именно вас будет слушать. Тем не менее вы в выигрышном положении: определите, кто является Вашим основным слушателем (кто будет платить деньги). Общайтесь с ним, и дайте понять с самого начала, что презентация – для него, ведь он покупатель продукта.

Мнение местных “ИТ экспертов”, конечно неоценимо и вы с удовольствием пригласите их на следующий, технический этап переговоров. Хорошо помогает, если у Вас есть возможность предложить демо на смартфонах или планшетах, они есть у Вас в наличии, и они достаточно интересны (ноутбук-трансформер, лопатофон на Windows, вообщем чем экзотичнее – тем лучше) для того чтобы занять ИТ специалиста на все отведенное Вам время.

Если Вас пригласили презентовать ИТ решение, то с аналогичной просьбой ранее обращались к своим ИТ специалистам и либо не получили ответ, либо полученный ответ вызывает сомнения. Поэтому вопросы от ИТ специалиста должны присекаться – вы пришли не его обучать, а продать свои услуги. Задайте ему несколько встречных технических вопросов – этого, в большинстве случае достаточно для того чтобы Вы свободно смогли продолжать свой рассказ.

С представителями других департаментов ситуация обратная: они участвуют в бизнес-процессах и зарабатывают деньги, на часть которых Вы претендуете. Они являются потребителями продукта и имеют представление о том, чем Ваш продукт может быть им полезен.

С покупателями верно будет говорить о выгодах (влияние на доходы, возврат инвестиций и т.п.), с потребителями о возможностях (функциональность, интерфейсы, интеграция).

Говорить о выгодах и возможностях в одном докладе очевидно противоречиво – функциональность повышает расходы, соответственно снижая выгоды. Не пытайтесь скрыть или исказить этот факт, выглядит это нелепо. Вместо этого, помогите найти баланс и избежать конфликта интересов.

Вывод: Ваша задача не только владеть продуктом лучше всех присутствующих, но и управлять ситуацией, уметь, при необходимости пресечь кражу Вашего времени на бесполезные рассуждения.

4. Презентация и демонстрация

Когда-то читал, что презентация, это якобы “бой”. На самом деле, презентация это хорошая история, и настроение у нее противоположное боевому. 

Давайте смотреть правде в глаза, для покупателей, ИТ это бесконечные расходы, а для потребителей – бесконечные проблемы. Ваша задача, донести до слушателей, что такая ситуация решаема, в том числе с помощью вашего продукта.

Во вступлении, дайте пользователям понять, решению какой проблемы Вы посвятили презентацию и почему они должны Вас слушать.

В зависимости от развития ситуации, меняйте структуру презентации. Например, в моей презентации 50 слайдов, из которых я показываю 10, в зависимости от ситуации.

Что касается оформления презентации, то оно должно быть качественным и уникальным. В то же время, анимация должна быть минимальная (например, плавные переходы между слайдами), а цветовое оформление не должно вызывать ассоциаций с рабочим гримом дешевой проститутки. Лучше всего прикинуть презентацию от руки на бумаге, а затем уже выполнять в электронном виде. PowerPoint хороший инструмент, но слишком велик соблазн “перегрузить” презентацию его возможностями. На слайдах должен быть минимум текста, фактически это просто красивый фон с тезисами, которые предназначены для людей, которые больше верят тому что видят, чем слышат.

Немного нужно сказать о демонстрации: очень хорошо, если Вы можете показать свой продукт в действии. Еще лучше, если действие будет командным. В любом случае, демонстрация значительно повышает доверие к Вашим словам. Разумеется, она должна работать идеально, а Вы должны отлично разбираться в том, что показываете.

Говорить нужно не спеша, расставляя интонации, делая смысловые паузы, говорите только о важном. Ваша задача не о технологиях рассказывать, и даже не демонстрировать возможности и преимущества. Продукт должен удовлетворять существующие и потенциальные потребности. Если он этого не может, он не нужен, если может больше – значит будет переплата за ненужные функции.

Вывод: презентация это повод для того, чтобы Вы смогли собрать слушателей. Смело (и быстро) переходите от презентации к демонстрации, а от демонстрации к диалогу. Если сомневаетесь, показывать слайд или нет – не показывайте. 

5. Кейсы

Кейс, или история успеха, является одним из самых эффективных инструментов в презентации.

Переходя от презентации и демонстрации к диалогу, обязательно приводите примеры того, как Ваш продукт решил реальные проблемы у реальных заказчиков.

Кейс имеет отличие от референса – его цель не просто привести пример реального клиента, но и показать то, как вы умеете анализировать ситуацию, предлагать выгодные и не всегда очевидные решения, как Вы видите дальнейшее сотрудничество.

Вывод: кейс показывает не только то, что Вы уже кому-то что-то продали, а то, как Вы хотите построить работу с Вашим новым Клиентом.

6. Диалог

Выявить реальную потребность Клиента является основной целью диалога. Важно понимать, что убеждают не ответы, а вопросы, поэтому Вам достаточно задать правильные вопросы правильным людям чтобы перейти к конструктивному диалогу.

Но как задать правильный вопрос? Пожалуй, это невозможно рассказать в рамках статьи, да и цели такой нет. Существует уже, можно сказать, классическая методология СПИН, которая по-сути заключается в некой последовательности вопросов:

spin-diagram.jpg

Цели вопросов:

Ситуационные – выяснить информацию о клиенте (Сколько человек работает в Компании? Какие системы используются?);

Проблемные – выявить скрытые потребности (Довольны ли Вы существующим уровнем сервиса ИТ? Останавливала ли стоимость ИТ систем внедрение?)

Извлекающие (или как иногда говорят усугубляющие) – развить выявленную проблему, которую покупатель оценивает как незначительную, до размера, достаточного для обоснования действия
(Бывает ли так, что из-за простоя в ИТ бизнес несет убытки? Может ли внедрение системы ускорить и улучшить работу Компании?)

Направляющие – концентрация на решении (Важно ли для вас решить эту проблему? Почему вы находите это решение таким полезным?)

Думаю для читателей, которые знакомы с продажами не станет новостью то, что СПИН не работает. Вы можете составить карты вопросов по своему продукту и применять их, но никто не любит когда его допрашивают + выглядит это непрофессионально.

Вывод: применяйте любую методологию продаж со здравым смыслом. Вопросов Вы сможете задать всего несколько, и попасть они должны точно в цель, примерно как 10 из 50 слайдов.

7. Завершение
Обычно на этот шаг оставляют  наименьшее количество времени, допуская тем самым серьезную ошибку.

Поле того, как Вы объявите что дело подходит к концу, все, кто взглянет на часы возрадуется тому, что Вы сказали это на 15 минут раньше, а не позже относительно формального конца презентации.

Ключевые моменты всегда обсуждаются после завершения “официальной” части, поэтому подкрепите свои слова действием: измените освещение, оденьте, или снимите пиджак, закройте ноутбук – вообщем догадаться несложно.

После этого, уточните у слушателей все ли проблемы охвачены, и будьте готовы ответить на самые важные вопросы за все время презентации.

Затем, суммируйте выгоды, это чрезвычайно важно – люди хорошо помнят начало и конец.

Получение обязательств важнейший момент, и это должна быть Ваша инициатива. На этапе завершения презентации это вполне уместно, и если Вы все провели как надо, обязательства будут даны.

Вывод: оставляйте достаточно времени на завершение презентации, оно является моментом истины для всего вышесказанного.

Надеюсь озвученная информация будет полезной, а если нужна будет помощь — используйте форму на главной странице моего сайта.