Внедрение любых ИТ систем – это расходы для бизнеса. Логично предположить, что доходы, которое эта система принесет, будут выше расходов, иначе внедрение этой системы должно быть отклонено.
Но как рассчитать доход, например, от миграции на новую версию Windows Server или внедрения системы документооборота?
Как определить что приоритетнее – обновить сетевое оборудование или купить простенькую CRM?
Как избежать рисков, связанных с тем, что система не соответствует ожидаемым результатам?
Пожалуй каждый, кто интересовался этой темой знаком с работой Eric Brynjolfsen “The Contribution of Information Technology to Consumer Welfare”, согласно которой оценка влияния средств ИТ на работу предприятия точно измерена быть не может.
Тем не менее, такие системы как электронная почта или сервер 1С существуют на абсолютном большинстве предприятий, и их необходимость не ставиться под сомнение.
И даже более того, эти системы проходят определенные жизненные циклы, а значит рано или поздно встает вопрос о “замене сервера”. При совершенно оправданном желании сэкономить, необходимо учитывать что эти с-мы влияют на бизнес-процессы Компании, значит качество их работы должно находится на приемлемом уровне, а функциональные возможности должны соответствовать ожиданиям сотрудников.
Как же быть в этой непростой ситуации?
Для начала, нужно четко зафиксировать функциональность, которая действительно необходима сотрудникам для выполнения служебных обязанностей, и дополнительную функциональность которая позволит “упростить жизнь” сотрудникам.
Важно определить функциональность необходимую для менеджмента – например, отчеты и средства контроля эффективности.
Затем, нужно определить, какое время простоя является допустимым. Не всегда очевидно, что простой почтовой системы в течении нескольких часов стоит для бизнеса дешевле, чем покупка и обслуживание почтового кластера.
После этого, можно переходить к рассмотрению коммерческого предложения. Стоимость системы практически наверняка “приятно” удивит Клиента.
Это значит, что пора вычеркивать необязательные функциональные возможности и обсуждать допустимый уровень простоя. В любом случае, выйти на приемлемые цифры реально.
Обычно оперируют совокупной стоимостью владения (ТСО), в которую входит как стоимость покупки и внедрения решения, так и стоимость поддержки всего жизненного цикла (чаще всего считается 3 года).
Если расходы по ИТ части более-менее “считабельны”, то неочевидные расходы могут возникнуть при любых изменениях в бизнесе.
Например, сколько сколько своего и чужого времени потеряют новые сотрудники, которым не оплатили обучение?
В случае необходимости добавить несколько кнопок, сколько обойдутся работы?
Если мы говорим о новой с-ме, то как посчитать риски того, что ее выход из строя может повлиять на работу смежных систем?
По факту, Вы потратите денег больше, чем будет рассчитано в ТСО.
Есть ли способы снизить стоимость ТСО, а главное, уменьшить риски “приятного” сюрприза? Безусловно есть:
1. Первая статья расходов это оборудование. Убедитесь, что оборудование соответствует требованиям программного обеспечения и через полгода вам не придеться докупать модули потому что “тормоза” заели уже всех. В большинстве случаев, Вам предложат сервисный контракт на оборудование, это хорошая идея – если что-то выйдет из строя, модуль Вам заменят в течении гарантированного времени, например на следующий рабочий день, и не придется ждать неделями ответ из сервиса и доставки, к тому времени устаревших модулей. С другой стороны, такая поддержка стоит денег, а придеться Вам ею воспользоваться или нет – вопрос. Лично выводил из эксплуатации сервера, которые отработали свои 5 лет и в поддержке необходимости не было. Внедрение виртуализации, кроме прочего, помогает экономить не только на покупке оборудования, но и на сервисных контрактах.
Вывод – поддержка один из тех пунктов, которые можно вычеркнуть чтобы снизить стоимость, тем более вы сможете ее докупить.
2. Затем убедитесь, что лицензии на ПО, которые Вам продают не “оверпрайс”. У нормальных вендоров, всегда есть несколько типов лицензий, например для нескольких сотрудников можно купить лицензию, которая позволяет использовать максимальные возможности с-мы, а для остальных – базовые лицензии с базовыми возможностями. Некоторые вендоры практикуют продление лицензий ежегодно. Наглость, конечно, второе счастье, но я бы сделал все возможное чтобы использовать продукты, которые лицензируются честно и прозрачно. Особенно если это что-то простое, например почтовый сервер.
Вывод – как бы ни был велик соблазн использовать контрафактное ПО, риски велики, и не обязательно на них идти. Достаточно подобрать для Вашего случая правильный тип лицензирования и получить хоть какую-то скидку.
3. Теперь статья расходов, к которой больше всего вопросов – это работы по внедрению. Большинство ИТ систем достаточно качественно документированы вендором, да и блоги вроде моего помогут штатному системному администратору выполнить внедрение самостоятельно. Это дешевле всего – ведь он уже получает зарплату за свои 160 часов. С другой стороны, сотрудники интегратора живут внедрениями, а штатный администратор живет поддержкой существующей инфраструктуры. Сравнивать экспертизу, и как следствие, качество работ просто бессмысленно – это пропасть. Конфигурация каждого внедрения индивидуальна, и если отсутствует качественная документация, решение становиться “черным ящиком”, разобраться в котором сможет только тот, кто его внедрял. Примеры, когда штатный администратор сгинул, а новый не знает с какой стороны подойти к системе, к сожалению встречаются слишком часто.
Вывод – оборудование и ПО само себя не настроит, и этот этап лучше поручить профессионалам.
4. Последняя из основных статей расходов это стоимость поддержки. Поддержка всегда дороже в начале и в конце жизненного цикла, дополнительные расходы вызывает также смена обслуживающего персонала. Основываясь на методологиях и практиках ITIL, снизить стоимость обслуживания при росте качества вполне реально, выполняя ряд условий.
Вывод – внедрение и поддержка взаимосвязаны, качественное внедрение здорово снижает стоимость поддержки. Предложение контракта на поддержку теми, кто внедрял с-му хорошая возможность оценить готовность к принятию ответственности за работу. Если Вы хотите быть уверенны, что поддержка действительно работает как надо, а не обреченно ждет момента пока все рухнет, серьезно подходите к условиям такого контракта.
Общий вывод: Снижение ТСО это задача, для решения которой придется разобраться в деталях.
Теперь давайте поговорим о системах которые более явно влияют на прибыль.
Например, для Компании, которая занимается торговлей, внедрение CRM увеличивает удовлетворенность клиентов, а значит они могут рекомендовать Вашу компанию другим потенциальным клиентам – “сарафанное радио” работает, это факт.
Другие продуктивные системы, например Документооборот с Клиентами пересекаются слабо – получая документ по почте от своего контакта Вы ведь не знаете в какой с-ме он создавался и хранился. А если бы и знали, это не было бы достаточным поводом платить этому контакту больше, чем его конкуренту.
С другой стороны, используя автоматизацию в системе Документооборота вы сможете прислать КП раньше конкурента – а это уже может влиять на ваш доход.
Или другой пример – “тормозит” 1С, оптимизировали, вложили какие-то деньги, стало быстрее на 10%.
Значит ли это, что сотрудники будут приносить на 10% больше прибыли Компании? Только тогда, когда к ним стоит очередь Клиентов, которые могут встать в очередь к конкуренту.
Во всех остальных случаях, Вы просто сделаете жизнь сотрудников комфортнее, а прибыли взамен не получите. Так почему бы просто не выдать эти деньги премией лучшим сотрудникам, ведь это действительно работает?
Как правило то, что рассказывают под ключевым посланием “повышение эффективности” – предположение, “золотой сценарий”.
Вывод – оценивайте самостоятельно возможную пользу с-мы в вашей Компании.
Но вернемся к теме – к деньгам, и том, как их считать.
На момент оценки возможности внедрения, Вам придется вместе с консалтером оценить какой объем денег могут сгенерировать эти системы.
Когда такая информация есть (лучше считать не один вариант, а три: оптимистичный, пессимистичный и ожидаемый) Вам сразу покажут прибыль на инвестиции: ROI, которая вычисляется по простой формуле ROI=(P-L)/L*100%, где P – доход, а L – расход от внедрения с-мы. Есть более сложные формулы, но суть мы поймем и так.
Предположим, мы хотим не только вернуть вложения в размере 95 попугаев, но и получить прибыть в размере 30 попугаев, а это значит что с-ма должна “заработать” нам 125 попугаев.
В таком случае ROI=42%, что является отличным показателем.
Вопрос лишь в том, как скоро с-ма “заработает” эти деньги. Квартал – нормальный срок, но с-мы такого уровня никогда не окупятся так быстро. Три года – похоже на правду.
Предположим за первый год с-ма заработает 35 попугаев, за второй год 40, за третий 50. Если точнее, каждый год с-ма будет зарабатывать 35 попугаев, но на второй год мы будем тратить на поддержку на 5 попугаев меньше, а на третий на все 15.
Только вот через 3 года 100 попугаев это меньше, чем 100 попугаев сейчас.
Есть такое понятие как ставка дисконтирования, и учитывая текущую экономическую ситуацию, я возьму 20% в своих расчетах. Это много, Вы можете считать 15% если хотите. Если Вы немного разбираетесь в экономике, для Вас не составит труда углубиться в расчет этой ставки.
Раcчет NPV я делал по этим формулам, применять можно и другие расчеты, но на суть того, что я хочу сказать это существенно не влияет. Итак, для первого года дисконтированный доход:
(35-0)/(1+0.2)1 =29
.. для второго года:
(40-0)/(1+0.2)2 =28
.. для третьего:
(50-0)/(1+0.2)3 =29
В итоге, с-ма “заработала” 86 попугаев, а я даже не считал риски. В таком сценарии ROI=-9.5%, а ведь дальше ОРЕХ на поддержку пойдет вверх, и все только станет хуже.
Это значит, что нам совершенно необходимо поднимать доход, который приносит система. Для этого консалтер может помимо технических специалистов привлекать других экспертов, например в B2B или B2C продажах. Это, как понятно, повысит изначальные инвестиции.
Что касается расходов, это все тот же ТСО к которому добавляется обучение сотрудников, не только техническая, но и консультативная поддержка.
Вывод:
Если, например, доход Вашего бизнеса составляет 100 попугаев в год, а стоимость с-мы 20 попугаев, при этом есть шанс что она заработает 50 в течении следующих трех лет – можно брать.
Если же годовой доход 50 попугаев, а стоимость системы по-прежнему 20 попугаев нужно быть здорово уверенным, что она таки заработает обещанные 50.
Инвестиции в ИТ системы за счет ФОТ – очень спорная идея, для одних сценариев это приносит пользу, для других – вред.
В чем основной риск – инвестируете Вы в САРЕХ лет на 5, но первые квартальные метрики показывают ужас – оказывается Вам не документооборот, а бизнес-процессы были нужны. Такое, к сожалению, бывает.
К всеобщему счастью, современное ИТ может предложить так называемое “облако”, что, конечно, не уберет САРЕХ совсем, но значительно снизит его.
Прелесть в том, что оказаться от сервиса можно в любой момент, а если все идет хорошо, можно перенести сервис на свое оборудование и владеть уже классическим образом.
Надеюсь озвученная информация будет полезной, а если нужна будет помощь — используйте форму на главной странице моего сайта.